Bí quyết quản lý công trình xây dựng hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Quản lý công trình xây dựng luôn là một bài toán nhiều biến số, nơi tiến độ, chi phí và chất lượng phải được cân bằng một cách chặt chẽ. Trong thực tế, không ít dự án gặp tình trạng chậm trễ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến, gây áp lực lớn cho cả chủ đầu tư và nhà thầu. Vậy đâu là giải pháp để quản lý hiệu quả hơn? Bốn trụ cột dưới đây chính là nền tảng quan trọng giúp các ban quản lý dự án và doanh nghiệp xây dựng tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng công trình.

Kế hoạch thi công chi tiết – “xương sống” của dự án

Một bản kế hoạch rõ ràng quyết định 50% thành công của công trình. Không chỉ là bảng tiến độ chung, mà cần được cụ thể hóa thành hệ thống công việc chi tiết.

Điểm cần lưu ý:

Sử dụng Work Breakdown Structure (WBS) để chia nhỏ dự án thành gói công việc rõ ràng.
Kế hoạch phải gắn với chi phí, vật tư và nhân sự.
Luôn tính trước kịch bản rủi ro, không chỉ mốc hoàn thành.

Ví dụ, nhiều dự án dân dụng bị chậm không phải vì năng lực thi công kém, mà vì thiếu vật liệu đúng giai đoạn hoặc phân công nhân sự chưa hợp lý. Các phần mềm quản lý như Primavera hay BuildTab giúp tích hợp tiến độ – chi phí – nguồn lực trong cùng hệ thống, biến kế hoạch từ “bản giấy” thành công cụ kiểm soát động.

Kiểm soát chi phí và vật tư – tránh “bẫy” đội vốn

Theo Bộ Xây dựng, hơn 70% dự án lớn ở Việt Nam từng vượt dự toán. Nguyên nhân chính: thay đổi thiết kế, chậm tiến độ, giá vật liệu biến động.

Giải pháp quan trọng:

Theo dõi chi phí theo thời gian thực, không chờ đến báo cáo cuối kỳ.
Luôn có ngân sách dự phòng 5–10% để ứng phó phát sinh.
Quản lý vật tư bằng hệ thống trực tuyến để biết tồn kho, dự báo nhu cầu.

Một nhà thầu tại TP.HCM khi số hóa quản lý vật tư đã giảm hơn 15% thất thoát, đồng thời hạn chế được tình trạng “thiếu cái cần, thừa cái không dùng”. Việc kiểm soát này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao uy tín trong mắt chủ đầu tư, vì chứng minh được khả năng quản lý tài chính minh bạch.

Ứng dụng công nghệ số – xu hướng tất yếu

Công nghệ số đã thay đổi cách quản lý dự án. Thay vì Excel và báo cáo giấy, nay dữ liệu được tập trung trên môi trường dữ liệu chung (CDE).

Lợi ích nổi bật:

Đồng bộ thông tin: bản vẽ, hợp đồng, nhật ký, nghiệm thu đều ở một nơi.
Giảm sai sót: khi bản vẽ thay đổi, toàn bộ các bên nhận được phiên bản mới ngay.
Giám sát từ xa: drone, camera AI, dashboard KPI giúp theo dõi tiến độ – an toàn theo thời gian thực.

Tại Việt Nam, BuildTab CDE+ đang được nhiều ban quản lý dự án sử dụng để số hóa toàn bộ vòng đời công trình. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo mà còn tăng tính minh bạch – yếu tố ngày càng được các chủ đầu tư coi trọng.

Chuẩn hóa quy trình và rút kinh nghiệm sau dự án

Nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở bàn giao công trình, bỏ qua giai đoạn tổng kết và chuẩn hóa. Trong khi đó, đây là “kho báu” kinh nghiệm giúp nâng cao năng lực dài hạn.

Các bước cần thực hiện:

Họp tổng kết với dữ liệu đầy đủ từ hệ thống số.
Ghi nhận điểm mạnh, điểm yếu và lưu thành tài liệu nội bộ.
Xây dựng quy trình chuẩn (SOP) cho từng loại dự án để áp dụng lại.

Những doanh nghiệp có quy trình chuẩn hóa thường rút ngắn đáng kể thời gian triển khai dự án mới, giảm lặp lại sai sót và tạo được uy tín chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác. Đây cũng là nền tảng để xây dựng thương hiệu bền vững.

Kết luận

Hiệu quả quản lý công trình không đến từ những mẹo nhỏ lẻ, mà từ bốn trụ cột: kế hoạch chi tiết, kiểm soát chi phí – vật tư, ứng dụng công nghệ số và chuẩn hóa quy trình. Khi những yếu tố này kết hợp, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo thành công cho từng dự án mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh dài hạn.